Pubblica Amministrazione

Verso una Pubblica Amministrazione efficace ed efficiente

Pubblica Amministrazione

L’inefficienza e la rigidità burocratica rallentano la risposta della pubblica amministrazione alle esigenze dei cittadini, richiedendo un cambiamento radicale nel modo di operare.

Esigenze rilevate

  • Miglioramento della trasparenza e dell’accountability.
  • Ottimizzazione delle risorse mediante riduzione degli sprechi.
  • Incremento della responsività verso le esigenze della cittadinanza.
  • Adozione di tecnologie moderne per la gestione dei dati e dei processi.

Formalizzazione: Proceduralizzazione e Standardizzazione

La formalizzazione di procedure chiare e la standardizzazione dei processi per garantire una gestione coerente e prevedibile.

Analisi delle Competenze

Identificazione e sviluppo delle competenze necessarie all’interno della pubblica amministrazione per rispondere efficacemente alle nuove sfide.

Controllo di Gestione

Implementazione di sistemi di controllo di gestione per monitorare l’efficacia delle politiche e l’utilizzo delle risorse.

Affiancamento e Supporto

Programmi di affiancamento per dirigenti e dipendenti per facilitare la transizione verso nuove metodologie e tecnologie.

Lezioni Apprese

Lezione 1

Come una cultura organizzativa orientata al miglioramento continuo può trasformare la pubblica amministrazione in un ente più agile e reattivo.

Lezione 2

L’importanza della comunicazione interna ed esterna per assicurare che tutte le parti interessate comprendano e supportino le iniziative di cambiamento.

Lezione 3

L’uso di feedback e dati per misurare l’impatto delle nuove pratiche e fare aggiustamenti ove necessario per ottimizzare i risultati.

Formalizzazione, alcuni esempi di procedure

I workshop strategici consentono di stendere le diverse procedure volte all’informatizzazione del processo di approvvigionamento e monitoraggio della merce ancora da raccogliere e raccolta e immagazzinata come ad esempio: Procedura relativa all’acquisto ed eventuali resi/note credito da richiedere, per le materie prime provenienti da fornitori esterni. La procedura uniforma tutti i responsabili di campagna nei vari step relativi all’approvvigionamento della merce, nello specifico:

  • Elaborazione delle richieste d’acquisto
    • Utilizzo di un sistema e-procurement per inserire e approvare le richieste di acquisto, garantendo trasparenza e tracciabilità.
  • Verifica delle consegne
    • Confronto automatico tra l’ordine d’acquisto e la bolla di consegna tramite software, per assicurare corrispondenza tra merce ordinata e ricevuta.
  • Registrazione e archiviazione
    • Digitalizzazione e archiviazione elettronica delle fatture e delle bolle di consegna per facilitare la ricerca e la verifica.
  • Gestione delle anomalie
    • Notifica automatizzata delle discrepanze tra ordine e consegna attraverso il sistema gestionale, con azioni correttive predefinite.
  • Revisione periodica delle transazioni
    • Audit mensile delle transazioni completate per identificare e risolvere tempestivamente eventuali discrepanze, con possibilità di richiedere resi o note di credito ai fornitori.

Procedure per la selezione del personale

Raccogliere e processare i curricula è un’esigenza molto avvertita in questo ambito, stante il turnover tipico sul mercato del lavoro connesso a questo settore. Per tale ragione, automatizzare la raccolta, lo screening e regolamentare la selezione si rivela un punto estremamente vantaggioso.

Analisi delle competenze

E’ bene che l’intera azienda abbia sempre contezza delle competenze attuali del suo personale. In tal maniera può comprendere quanto queste siano adeguate al ruolo e quali attività formative debbano essere poste in campo per migliorare i punti critici. A tal fine viene definito una check list delle competenze del Responsabile di Campagna, dell’operaio, del magazziniere, del responsabile dei trattamenti, dell’agronomo. Ogni check list viene compilata trimestralmente per ogni dipendente dal livello superiore in collaborazione con il diretto interessato affinché non sia visto come uno strumento punitivo, bensì come strumento pedagogico e di affiancamento.

Controllo di gestione

L’attività di miglioramento della produttività e capacità sul punto vendita corre in parallelo alla definizione della marginalità per ogni punto vendita.

  • Si procede alla definizione dei Centri di Costo e Centri di Ricavo;
  • Si definiscono i driver di ribaltamento dei vari costi/ricavi quando i costi sono indiretti.
  • Si procede alla verifica del corretto funzionamento delle imputazioni contabili
  • Si estrapolano quindi i report

Affiancamento

Successivamente al periodo di elaborazione delle varie procedure, si procede all’affiancamento all’implementazione delle stesse insieme ai responsabili.

Spiegare dettagliatamente le procedure e viverle in una prima fase con i diretti interessati rompe quel diaframma di incomprensione e diffidenza e permette di attivare la persona sulla procedura da compiere.

KPI

Una volta individuati i vari obiettivi, si procederà con la definizione dei relativi indicatori di performance.

  • Ridurre le segnalazioni e i resi dei clienti;
  • Aumentare la velocità servizio al cliente;
  • Assicurarsi una corretta rotazione della merce in scadenza;
  • Verifica integrità e data di scadenza della merce consegnata.