Pubblica Amministrazione
Esigenze rilevate
- Miglioramento della trasparenza e dell’accountability.
- Ottimizzazione delle risorse mediante riduzione degli sprechi.
- Incremento della responsività verso le esigenze della cittadinanza.
- Adozione di tecnologie moderne per la gestione dei dati e dei processi.
Formalizzazione: Proceduralizzazione e Standardizzazione
Analisi delle Competenze
Controllo di Gestione
Affiancamento e Supporto
Lezioni Apprese
Lezione 1
Una cultura organizzativa orientata al miglioramento continuo può trasformare la pubblica amministrazione in un ente più agile, reattivo e trasparente nei confronti dei cittadini.
Lezione 2
La comunicazione tra struttura politica e struttura tecnica è la leva decisiva per superare l’inerzia e favorire l’attuazione del piano strategico. Solo se i dirigenti sono a conoscenza degli obiettivi si possono responsabilizzare sull’esito delle politiche pubbliche.
Lezione 3
Misurare significa governare. L’uso di dati e feedback consente di monitorare le performance, ottimizzare le risorse pubbliche e correggere i processi in ottica di efficienza ed efficacia.
Formalizzazione, alcuni esempi di procedure
Interveniamo sulle principali aree critiche della macchina amministrativa attraverso workshop e percorsi di revisione dei processi. Alcune procedure chiave riguardano:
Diffusione del piano strategico
Comunicazione strutturata degli obiettivi a medio-lungo termine verso dirigenti e dipendenti, con strumenti di tracciamento dell’allineamento tra strategia e operatività.Tracciabilità dell’azione amministrativa
Digitalizzazione dei flussi decisionali, con reportistica automatica su tempi, responsabili e stato di avanzamento delle attività.Intersettorialità
Integrazione dei sistemi informativi tra settori, per favorire la collaborazione e l’ottimizzazione dei flussi operativi.Gestione delle inefficienze
Introduzione di sistemi di gestione delle non conformità (scostamenti di bilancio, disservizi, ritardi), con indicatori tempestivi per i decisori.
Balanced Scorecard nella Pubblica Amministrazione
Applichiamo il modello della Balanced Scorecard adattandolo alla PA per trasformare la strategia in azione concreta. Le quattro prospettive della BSC sono così declinate:
Prospettiva del cittadino
Soddisfazione degli utenti, qualità percepita dei servizi, accessibilità e trasparenza.Prospettiva dei processi interni
Efficienza procedurale, semplificazione, digitalizzazione e riduzione dei tempi di risposta.Prospettiva dell’apprendimento e crescita
Competenze dei dipendenti, motivazione, collaborazione tra settori, diffusione della cultura del dato.Prospettiva economico-finanziaria
Capacità di spesa, assorbimento fondi, controllo dei costi, impatto delle politiche pubbliche.
Ogni obiettivo strategico è collegato a uno o più KPI, consentendo la misurazione e la rendicontazione.
Analisi delle competenze
Introdurre una mappatura sistematica delle competenze permette di:
Conoscere le risorse realmente disponibili;
Pianificare i fabbisogni formativi;
Riqualificare e riallocare personale in ottica di efficienza operativa.
Utilizziamo check list periodiche per monitorare l’evoluzione delle competenze, integrabili nella Balanced Scorecard sotto la prospettiva dell’apprendimento.
Controllo di gestione
Costruiamo un sistema di controllo di gestione pubblico finalizzato a:
Definire Centri di Costo e Centri di Responsabilità per ciascuna unità organizzativa;
Analizzare le risorse impiegate per ogni attività, anche nei servizi non produttivi di entrate;
Valutare l’efficacia delle politiche pubbliche in rapporto a costi, tempi e risultati attesi;
Costruire cruscotti decisionali per amministratori e dirigenti, alimentati da indicatori in tempo reale;
Redigere report periodici a supporto del ciclo della performance e del bilancio sociale.
Affiancamento
Affianchiamo i responsabili nell’adozione delle nuove procedure, rendendoli parte attiva del cambiamento. Questa fase è cruciale per superare resistenze, facilitare la comprensione degli obiettivi e favorire la cultura del miglioramento.
KPI
I Key Performance Indicators vengono sviluppati a partire dagli obiettivi strategici e operativi. Alcuni esempi rilevanti per la PA:
Tempo medio di evasione delle pratiche;
Percentuale di atti adottati in coerenza con il piano strategico;
Livello di soddisfazione dei cittadini;
Grado di integrazione tra settori (es. progetti intersettoriali attivati);
Percentuale di dipendenti formati su temi chiave;
Incidenza dei costi indiretti sui servizi.
