Il panorama normativo è in costante evoluzione, e le aziende si trovano sempre più spesso a dover affrontare una complessità crescente in termini di compliance. Il Decreto Legislativo 231/2001 ha introdotto la responsabilità amministrativa delle società e negli ultimi anni abbiamo assistito ad una escalation del numero dei c.d. reati-presupposto che possono portare ad una dichiarazione di responsabilità per le società, oltre che a severi controlli e sanzioni in materia di adeguati assetti societari o rispetto delle normative privacy, questi ultimi peraltro ormai obbligatori per ogni società.
Per far fronte a questa sfida, molte imprese hanno adottato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC), comunemente noto come Modello 231.
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Un MOGC è un sistema di regole, procedure e controlli interni che un’azienda implementa per prevenire la commissione di reati e tutelarsi da eventuali responsabilità. In altre parole, è una sorta di “scudo protettivo” che consente di:
- Prevenire reati: identificando e mitigando i rischi legati a comportamenti illeciti.
- Limitare la responsabilità: dimostrare di aver adottato tutte le misure necessarie per prevenire i reati e, in caso di violazioni, beneficiare di una riduzione o addirittura dell’esclusione della responsabilità amministrativa.
- Migliorare la reputazione aziendale: comunicando un forte impegno verso la legalità e la trasparenza.
L’importanza della formazione e dell’aggiornamento continuo
Come detto quindi il MOGC integrato ha anche una funzione a posteriori, nel senso che può rappresentare una condizione esimente dalla responsabilità, tuttavia per garantire il valore esimente di un MOGC è necessario che questo sia costantemente aggiornato e che sia garantita adeguata formazione al personale, abbattendo la c.d. asimmetria informativa, in quanto spesso è la cattiva informazione che fa scaturire la colpa d’organizzazione.
Un MOGC non è un documento statico, ma un sistema dinamico che richiede una costante manutenzione e aggiornamento. La formazione del personale è un elemento fondamentale per garantire l’efficacia del modello. Una formazione adeguata permette ai dipendenti di:
- Comprendere le regole e le procedure del modello.
- Identificare potenziali situazioni a rischio.
- Segnalare tempestivamente eventuali anomalie.
Una buona formazione dovrà essere calibrata con riguardo ai vari livelli aziendali, prevedendo delle lezioni ad hoc sulla base delle diverse funzioni rivestite; deve, inoltre, essere integrata, nel senso che deve adeguarsi alle modifiche del modello sia dal punto di vista procedurale che legislativo; deve essere regolamentata, in quanto il modello ne deve fare specifico riferimento; ed infine, deve essere formalizzata, in quanto è necessario predisporre un registro delle presenze affinché tutti i dipendenti che rivestono funzioni in settori potenzialmente a rischio, siano adeguatamente informati.
A ciò si deve aggiungere che la formazione deve essere ripetuta, oltre che in caso di modifiche legislative e societarie che hanno comportato la modifica del modello stesso, anche in caso di assunzione di nuove risorse.
Per ogni società, dunque, ai fini della limitazione dei rischi, è oggi indispensabile dotarsi di un sistema di compliance integrato basato su regole, procedure e controlli e poter dimostrare, se chiamato a rispondere – dalle diverse Autorità competenti – di un fatto illecito, che il proprio sistema organizzativo sia aggiornato e comprenda un efficace sistema informativo del personale.
I benefici di un MOGC ben implementato
- Riduzione dei rischi: Identificazione e mitigazione dei rischi legati a comportamenti illeciti.
- Miglioramento dell’efficienza: Ottimizzazione dei processi interni e riduzione degli sprechi.
- Aumento della fiducia degli stakeholder: Dimostrazione di un forte impegno verso la legalità e la trasparenza.
- Protezione della reputazione aziendale: Prevenzione di danni all’immagine dell’azienda.
La compliance aziendale è un tema di fondamentale importanza per tutte le imprese. Un MOGC ben strutturato e costantemente aggiornato rappresenta uno strumento indispensabile per garantire la conformità alle normative vigenti e proteggere il tuo business.
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